Sichere Videokonferenzsysteme

Videokonferenz

Videokonferenzsysteme haben sich in den letzten Jahren im Bereich Funktionsumfang und Komfort sehr weiterentwickelt. Gerade in der aktuellen COVID-19-Krise ist die Nachfrage nach Videokonferenzsysteme stark gestiegen und ist für viele Firmen ein wichtiges Werkzeug für den täglichen Arbeitsablauf. Eine Konferenz per Web-Anwendung mit Sprache und Video in Verbindung mit Chat und dem Teilen von Desktops und Anwendungen bis hin zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten mit einer einzigen Plattform ist mittlerweile problemlos möglich und ersetzt in manchen Bereichen komplett die klassische Telefonkonferenz und E-Mail-Kommunikation. Ein solches Videokonferenzsystem kann betriebssystemübergreifend eingesetzt werden egal ob Windows-PC, iMac von Apple oder das Handy (iPhone oder Android).

Kurzum, es gibt offensichtlich nur Vorteile, solch ein System einzusetzen. Das allerdings nur die halbe Wahrheit, denn die Nutzung vieler Videokonferenzsysteme ist möglicherweise datenschutzrechtlich problematisch. Das Beispiel der Negativ-Schlagzeilen des beliebten US-Amerikanischen Anbieters Zoom Video Communications zeigt, dass in der Praxis noch große Unsicherheit im Umgang mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) herrscht beim Einsatz sicherer Videokonferenzsysteme. Dabei bieten die für den Datenschutz verantwortlichen Behörden aktuell keine große Unterstützung und stellen nur sehr allgemein formulierte Hinweise und FAQs wie z. B. der Hamburgische Datenschutzbeauftragte zur Verfügung.

Datenschutzrelevante Anforderungen

Die DSGVO beschreibt den Datenschutz für technische Einrichtungen u. a. in Art. 25. Daher sollten folgende datenschutzrelevanten Anforderungen bei der Auswahl des Videokonferenzsystems beachtet werden:

  • EU-Anbieter immer vorziehen, nur diese Anbieter unterliegen der DSGVO-Anforderungen
  • Verschlüsselte Verbindung der Kommunikation
  • Bildschirmübertragung müssen eine Zustimmung voraussetzen
  • Gesprächsverläufe und Aufzeichnungen sollten nach Gesprächsende gelöscht werden können bzw. sicher abgelegt werden
  • Geschäftliche Nutzung muss verfügbar sein, da hierfür auch andere Datenschutzregeln seitens des Anbieters gelten als bei privater Nutzung
  • Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages mit dem Anbieter
  • Angaben zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen des Anbieters müssen zur Verfügung gestellt werden

BSI veröffentlicht Kompendium für Videokonferenzsysteme

Eine sehr gute Unterstützung bei der Einführung eines Videokonferenzsystems bietet das aktuell vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) veröffentlichte Kompendium für Videokonferenzsysteme. Es richtet sich an Entscheider, Planer, Beschaffer, Betreiber, Administratoren, Auditoren und auch Endnutzer, die über die Videokonferenzlösung Inhalte bzw. Informationen mit normalem und erhöhtem Schutzbedarf austauschen wollen. Dabei orientiert sich die Vorgehensweise und Struktur des Kompendiums am BSI IT-Grundschutz-Kompendium.

Das Kompendium für Videokonferenzsysteme soll bei der Absicherung aktueller Videokonferenzlösungen über den gesamten Lebenszyklus von der Planung bis zum Rückbau unterstützen und berücksichtigt dabei insbesondere auch Bereiche mit erhöhtem Schutzbedarf. In 9 Kapiteln werden Themen beschrieben, wie die Betrachtung zum Funktionsumfang, der technische Aufbau moderner Videokonferenzsysteme, operative Aspekte (Planung, Nutzung und Betrieb) sowie die Analyse der Gefährdungslage, Sicherheitsanforderungen und Umsetzungsempfehlungen. Weiterhin werden im letzten Kapitel Hilfsmittel zur Beschaffung einer Videokonferenzlösung bereitgestellt, die Auswahlkriterien und ein Beispiel für ein Leistungsverzeichnis liefern.

Update März 2021: Microsoft Teams, WebEx, Zoom und Co. lassen keine DSGVO-konforme Nutzung zu

Der Berliner Datenschutzbeauftragte hat am 18.02.2021 die gängigen Videokonferenzsysteme unter die Lupe genommen und entsprechende Hinweise veröffentlicht. Die Bewertung bezieht sich auf Software-as-a-Service (SaaS) Dienste. Dabei sind die großen Anbieter wie Microsoft Teams, WebEx und Zoom für die rechtskonforme Nutzung nicht zu empfehlen.

Telegram als Alternative zu WhatsApp?

WhatsApp ist zwar der bekannteste Messanger weltweit, aber viele Nutzer sind unzufrieden mit dem Datenschutz und der Sicherheit. Eine tolle Alternative scheint der Messanger von Telegram zu sein. Über 500 Mio. Downloads stehen im Android Playstore zu Buche. Das zeigt mittlerweile eine ähnliche Beliebtheit wie WhatsApp. Wer nun aber meint, hier besser aufgehoben zu sein, dem möchte ich ein paar wichtige Informationen geben.

WhatsApp und Telegram

Telegram in Bezug auf Privatsphäre unbrauchbar

Bei Telegram sind die Chats standardmäßig nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Das findet erst statt, wenn der Nutzer das explizit einstellt und die sogenannten geheimen Chats benutzt. Reguläre Chats sind zwar dennoch verschlüsselt, werden aber auf den Telegram-Servern gespeichert, wodurch theoretisch ein Dritter Zugriff auf die Daten hat. Weiterhin ist das Verschlüsselungsprotokoll bei Telegram ein proprietäres Protokoll, wodurch es keine Veröffentlichung des Quellcodes gibt. WhatsApp nutzt dagegen den quelloffenen Algorithmus von Signal zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Weiterhin ist zwar die Client-Software auf dem Mobilgerät quelloffen aber nicht die Serversoftware. Dadurch können unabhängige Sicherheitsexperten keine Bugs oder Sicherheitslücken aufdecken. Auch der Standort der Telegram-Server ist nicht bekannt und damit auch nicht die dort geltenden Datenschutzgesetze. Also ist Telegram eigentlich gar keine Alternative zu WhatsApp. Im Gegenteil, WhatsApp macht es sogar besser. Das hat nur den Nachteil, das es zu Facebook gehört und Stück für Stück in das Imperium integriert wird.

Als sichere Alternative mit guter Verschlüsselung empfehle ich ganz klar den Signal-Messenger. Dieser ist im Gegensatz zu Telegram komplett quelloffen. Zudem wurde Signal von Krypto-Experten entwickelt, für die Datenschutz und Sicherheit wichtig sind und nicht der Profit durch exessives Datensammeln. Weiterhin wird die Infrastruktur von einer gemeinnützigen Stiftung betrieben, die sich dem Datenschutz verschrieben hat.

Also wechselt bitte nicht von einem Datenschutz-Alptraum in den Nächsten und nutzt stattdessen den Signal-Messanger! Nur dann sind Eure Daten sicher und werden nicht zweckentfremdet.

Zimbra ZCO Teil-Synchronisierung

Viele Zimbra-Anwender haben eine Teil-Synchronisierung für den Zimbra ZCO (Zimbra Connector Outlook) gewünscht und dieses großartige Feature wurde nun implementiert!

ZCO_TeilSync

Mit dem aktuellsten ZCO könnt Ihr in Outlook unter dem Zimbra-Reiter – Menüpunkt “Erweitert” die Teil-Synchronisierung aktivieren. Dort legt Ihr einfach den Zeitraum z. B. die letzten 200 Tage fest, in dem die Postfachinhalte wie Mails, Aufgaben und Kalender mit Outlook synchronisiert werden sollen. Das “Löschen” in den Synchronisationsoptionen bedeutet übrigens nicht, dass die Postfachinhalte auf dem Zimbra-Server gelöscht werden. Der ZCO löscht nur bei bereits bestehenden Outlook-Profilen die Postfachinhalte aus dem Profil, die älter als die in den Synchronisationsoptionen angegebenen Zeiträumen sind. Alle gelöschten Inhalte werden in den Unterordner “Zimbra-Trash” des Papierkorbs verschoben. Sind die Inhalte einmal verschoben, könnt Ihr sie im Outlook-Profil nicht automatisch mit einer ZCO-Funktion wiederherstellen lassen. Möchtet Ihr alle Mails, Kalendereinträge etc. wieder mit Outlook synchronisieren, reicht es nicht, in den Synchronisationsoptionen die Werte wieder auf Null zu stellen. Ihr müsst in dem Fall das Outlook-Profil neu anlegen und damit komplett neu mit dem Postfach auf dem Zimbra-Server synchronisieren lassen.

Ich finde diese neue Option sehr interessant für Nutzer mit großen Postfächern, da dadurch große Outlook-Profile und damit bekannte Performance- oder Suchprobleme innerhalb von Outlook vermieden werden.

Weitere Details zu dieser neuen Funktion könnte Ihr im Zimbra-Wiki nachlesen.